Se han publicado miles de libros sobre cรณmo administrarse con eficacia (logrando los propรณsitos) y eficiencia (al menor costo posible). Tal abundancia muestra que el tema tiene demanda, y tambiรฉn que tiene muchos รกngulos.
Son infinitas las situaciones particulares. No es fรกcil sistematizar. Cada persona es un mundo de ambiciones, limitaciones, deberes, circunstancias. Cuando se estudian las operaciones industriales para administrarlas mejor, las variables son muchas, pero no tantas como en la vida personal.
Conviene distinguir entre rutinas (llegar de la casa al trabajo), proyectos (abrir un negocio, sacar una maestrรญa) y acciones desconectadas (recuperar una maleta).
Las rutinas son secuencias repetitivas, y eso abre la oportunidad de mejorarlas. Justifica observar y analizar. El anรกlisis cuesta (digamos, media hora), pero ahorrar un minuto en lo que se repite 3,000 veces ahorra una semana. No sรณlo eso: Ganar un minuto en el quirรณfano puede salvar la vida de un paciente. Reducir un minuto el trรกmite en una ventanilla puede acortar la cola.
Los proyectos estรกn en el otro extremo: absorben cientos o miles de horas en actividades convergentes a un punto final. Tal volumen justifica el anรกlisis. Ganar tiempo en la actividad que tarda mรกs (la ruta crรญtica) permite adelantar la fecha de terminaciรณn del proyecto. Estudiar los diversos requisitos puede ahorrar costos y mejorar la calidad.
El anรกlisis de acciones y recursos con respecto a un objetivo se practica desde hace milenios. Es de origen militar. Los comandantes desarrollaron la inteligencia estratรฉgica, tรกctica y administrativa para las circunstancias. Las estrategias aparecieron milenios antes de que fueran tema de estudio universitario. La palabra griega strategรณs significaba “comandante”. El arte de la guerra del general chino Sun Tzu (siglo VI a. C.) se estudia hoy como un clรกsico de la administraciรณn.
Hay mejoras que se logran combinando (hacer dos cosas en el mismo viaje), cambiando (el lugar de operaciรณn, la fecha, el momento, los utensilios, la divisiรณn del trabajo, las personas), simplificando, previendo, preparando. Pero lo mรกs contundente de todo es eliminar, no mejorar. Hay rutinas y proyectos que persisten por inercia. Tuvieron sentido, pero ya no lo tienen; a pesar de lo cual siguen costando tiempo y recursos.
El paรญs estรก lleno de trรกmites y proyectos innecesarios, que no sirven para nada o tienen una utilidad que no justifica el costo. Especialmente lamentables son los absurdos de los cuales hay conciencia, pero no manera de evitarlos, por intereses creados o imposiciรณn legal o social. Algunos se imponen por error bien intencionado o imitaciรณn de otros paรญses. Asรญ sucede con el Hoy No Circula, un despilfarro mayรบsculo de capital.
Entre los miles de libros publicados, hay dos muy breves y recomendables: How to live on 24 hours a day de Arnold Bennett sobre rutinas y How to avoid work de William J. Reilly sobre proyectos.
El de Bennett contrasta las 40 horas semanales de trabajo con las restantes 128, que son el triple, pero se administran con menor cuidado.
El de Reilly recomienda cuidar las dรฉcadas futuras, no sรณlo el dรญa de hoy. Alguna vez lo consultรณ un policรญa descontento con su trabajo. Despuรฉs de explorar sus aficiones, deseos y capacidades, le hizo ver que la mejor combinaciรณn con su empleo no era tirarlo a la basura ni vivir frustrado. Era aprovecharlo como entrenamiento para llegar a ser un abogado penalista con la ventaja competitiva de una experiencia policiaca que muy pocos tienen. Tomรณ cursos nocturnos, a partir de los cuales lo ascendieron, etcรฉtera. Asรญ un proyecto indeseable o fallido puede reciclarse como capital en un proyecto de largo plazo mรกs satisfactorio.
Suele admirarse a la gente que “sabe lo que quiere”. Cuando Carl von Clausewitz (De la guerra) escribiรณ que “la guerra es la continuaciรณn de la polรญtica por otros medios” no estaba diciendo, como algunos creen, que las decisiones polรญticas deben imponerse por las buenas o por las armas, sino algo muy distinto. Si tomas una plaza que no necesitas, tu victoria es absurda. La guerra no es un fin en sรญ mismo, es uno de los medios posibles en la realizaciรณn de un proyecto polรญtico. Si no sabes lo que quieres, has perdido la guerra, aunque ganes muchas batallas.
Pero ยฟquรฉ querer? La literatura sobre cรณmo administrarse dice cรณmo lograr lo que se quiere, pero no quรฉ querer. Es un tema de otra literatura: la de Buda, Sรณcrates y Jesรบs.
Reforma, 24/09/2017
(Monterrey, 1934) es poeta y ensayista.
